A manifestação desta vontade deve ser realizada em uma Assembleia de Constituição, onde será proposto e aprovado o estatuto e, posteriormente, levado a registrado para que a associação se constitua e possa promover os demais registros necessários para a formalização de sua pessoa jurídica e desenvolvimento regular de suas atividades.
Portanto, para constituir uma associação os seguintes passos precisam ser seguidos:
I. Apurar a manifestação de vontade;
II. Elaborar a proposta de Estatuto;
III. Convocar os interessados para a Assembleia de Fundação;
IV. Na assembleia, formalizar a manifestação de vontade de associação e aprovar o Estatuto;
V. Registrar o Estatuto;
VI. Providenciar outros registros necessários.
I- Apuração da manifestação da vontade
A manifestação da vontade das pessoas que objetivam associarem-se constitui um contrato e, assim sendo, deve seguir os pressupostos de validade do negócio jurídico (CC, art. 104), que são:
a. Agente capaz: ter pelo menos 18 anos de idade e nenhuma restrição legal ao exercício de seus direitos;
b. Objeto lícito, possível, determinado ou determinável;
c. Forma prescrita ou não defesa em lei.
Além de seguir estas determinações legais, é recomendado que o Estatuto traga os objetivos da associação de forma definida e conexa, em demonstração de seriedade de propósitos do ente que se quer criar. Entidades que se dedicam a diversas e desconexas finalidades, em geral, demonstram ausência de foco e, consequentemente, de estrutura especializada para o desenvolvimento do que se propõem.
II –Elaboração da proposta de estatuto
Os interessados em instituir uma associação precisam elaborar uma proposta de estatuto, que será analisada e votada na Assembleia de Fundação. Aprovada a proposta, o estatuto passa a ser o instrumento constitutivo da associação, sujeitando os associados às regras ali consignadas.
O estatuto é o instrumento de constituição de uma associação; nele estarão dispostas as regras que a regerão. Por isso, é importante que este documento contemple as exigências legais e traga regras específicas, notadamente acerca de suas finalidades, organização dos órgãos constitutivos e respectivas competências, bem como atribuições de responsabilidades.
III - Convocação dos interessados para Assembleia de Criação
Elaborada a proposta de Estatuto, deverá ser agendada uma Assembleia de Constituição e Eleição, sendo cada pessoa envolvida previamente notificada de sua realização, por meio de um Edital de Convocação.
Edital de convocação
O Edital de convocação é um elemento indispensável à realização da Assembléia de Constituição. É por meio dele que se dará publicidade e que se levará a conhecimento dos interessados a realização da assembleia.
O Código Civil não especifica forma e prazo para esta convocação, mas a Lei das Sociedades Anônimas traz algumas orientações que podem ser utilizadas pelas associações, não apenas quando da fundação, mas sempre que for necessário realizar uma Assembleia Geral, notadamente:
a. A convocação para Assembleia deverá ser feita mediante anúncio publicado por três vezes, no mínimo, contendo o local, data e hora da assembleia e a ordem do dia.
b. A primeira convocação deverá ser feita com oito dias de antecedência, no mínimo, contado o prazo da publicação do primeiro anúncio. Não se realizando a assembleia, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de cinco dias.
c. Salvo motivo de força maior, a assembleia geral será realizada no edifício onde a associação tiver sede; quando for efetuada em outro local, os anúncios deverão indicar, com clareza, o lugar da reunião que em nenhum caso poderá realizar-se fora da localidade da sede.
Destaca-se que o prazo pode ser livremente escolhido pela associação, conforme conveniência e necessidade dos associados. O Estatuto também pode definir, ao invés da publicação uma outra forma de notificação aos associados que tenha o mesmo alcance de informá-los sobre a realização das Assembleias.
IV- Realização da assembleia
No local, data e hora designados, reunidos os associados, será iniciada a Assembleia Geral. Dentre os presentes será eleito um presidente do ato e um secretário, que passará a expor a finalidade da reunião: fundação da associação, aprovação da denominação, do estatuto e eleição dos membros. Analisada e aprovada a denominação, em seguida, passará à leitura da proposta de estatuto, que será discutida e votada. Aprovado o Estatuto, passarão à votação dos membros que integrarão os órgãos da entidade e, após, será encerrada a assembleia. Ao final deve ser elaborada a ata correspondente para que seja assinada por todos os presentes.
Lista de presença
No dia da realização da Assembleia de Constituição é importante fazer uma lista de presença com o nome e qualificação completa de todos os interessados presentes (nacionalidade, estado civil, profissão, RG, CPF e endereço), já que a partir deste ato todos eles passarão a ser membros da Associação.
Vale lembrar que a lista de presença é requisito obrigatório de toda Assembleia Geral que se realizar; todavia, após a Assembleia de Constituição, as demais listas de presença de Assembleias Gerais realizadas podem conter apenas os nomes e respectivas assinaturas dos associados presentes; não há necessidade da qualificação completa de cada um.
VII - Registro da ata de assembleia e ato constitutivo
Com o registro do ato constitutivo e ata de assembleia, a associação adquire personalidade jurídica, passando a ser, em nome próprio, agente de seus atos, sujeito de direitos e obrigações.
Por isso, elaborada a ata de assembleia de fundação de acordo com as formalidades já apresentadas, a próxima etapa é levá-la, juntamente com o Estatuto, a registro. De acordo com a lei de registros públicos (Lei 6.015/75, art. 114), devem ser registrados no registro Civil das Pessoas Jurídicas os atos constitutivos e estatuto das associações.
Para realizar o registro, o responsável legal da associação deverá preencher um requerimento e a ele anexar os seguintes documentos:
a. Duas vias originais da Ata de Assembleia de Constituição e Eleição;
b. Lista de presença com nome, qualificação completa dos fundadores e assinatura;
c. Duas vias originais do Estatuto da associação.
É importante lembrar que a ata e a lista de presença, assim como qualquer documento levado a registro, devem ser feitos em papel timbrado da associação, prezando sempre pela numeração correta das páginas.
VI–Providenciar outros registros necessários
Além de registrar a ata de assembleia de fundação e o estatuto, as associações devem providenciar a inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), bem como outros registros necessários ao regular exercício de suas atividades.
Inscrição no CNPJ
Todas as pessoas jurídicas devem inscrever-se no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, administrado pela Receita Federal do Brasil. Esta inscrição pode ser feita por meio do sitio da Instituição www.receita.fazenda.gov.br.
A inscrição no CNPJ, além de requisito para a formalização da pessoa jurídica, permite que as associações inscrevam-se nos cadastros estaduais e municipais, na Previdência Social (INSS), Caixa Econômica Federal (para fins de FGTS) e realizem regularmente os atos necessários à sua atividade. A falta de inscrição no CNPJ, porém, de acordo com Fábio Ulhoa Coelho, ao tratar das sociedades, faz com que sua atividade fique forçosamente restrita ao universo da economia informal. De forma equiparada, o mesmo ocorre com as associações, motivo pelo qual estas entidades devem providenciar a referida inscrição.
Outras providências
A associação também deve providenciar junto à Prefeitura o alvará de funcionamento da instituição, que constitui uma autorização para que determinado espaço físico que possui condições de segurança e salubridade seja utilizado.
Também é necessário que promova, junto à Prefeitura, a inscrição no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM), caso seja prestadora de serviços.
Mantendo empregados, é necessário que a associação adquira o livro de registro de empregados e o registre na Delegacia Regional do Trabalho. O prazo para tanto é de até 30 dias após a primeira contratação.
A associação também precisa providenciar sua matrícula junto à Previdência Social e à Caixa Econômica Federal, para fins de FGTS.
